Evento con bloggers e influencers: cómo organizarlo

La organización de un evento puede ser una magnífica forma de dar a conocer una marca, un producto nuevo o un servicio. El envío de información mediante distintos soportes o la comunicación vía página web y RRSS es muy interesante para mostrar nuestro modelo de negocio en sus distintas vertientes pero, muchas veces, para que el potencial consumidor pueda hacerse una idea de qué se trata en realidad lo que ofrecemos, necesita poder verlo o vivir la experiencia en primera persona.

Esto se vuelve algo fundamental en el caso de periodistas, bloggers o influencers, que reciben muchísima información cada día. Con el objetivo de captar su atención y fidelizarlos, es importante que puedan experimentar la marca, el producto o el servicio, para que así se lo puedan contar mejor a sus lectores o seguidores, y llegar de esta forma a nuestro público objetivo.

Cómo organizar el evento

Para realizar un evento con prensa, bloggers e influencers, debemos seguir unos pasos de planificación que serán similares a cualquier otro tipo evento, aunque sí que serán diferentes en la convocatoria de invitados y en cuanto a su medición. Principalmente debemos seguir estos pasos:

  • Definir los objetivos del evento: este punto es clave para la organización de cualquier tipo de evento. No se trata de organizar un evento con influencers simplemente por hacerlo, sino que debe haber una razón para llevarlo a cabo, como puede ser el lanzamiento de un nuevo producto o un nuevo posicionamiento en el que queremos situar a nuestra marca. Además, dentro de estos objetivos debemos fijar unas metas claras que queremos alcanzar: conseguir una mayor notoriedad para nuestra marca, impulsar los mensajes sobre un nuevo producto mediante la cobertura que van a hacer los influencers, conseguir nuevos leads de un ámbito específico, establecer y fortalecer relaciones con influencers, bloggers y prensa, etc.
  • Planificación del evento: aquí es donde debemos llevar a cabo la realización de una escaleta a modo de guión, para ver cómo va a ser el desarrollo del mismo: el diseño de toda la producción que vamos a necesitar, la elaboración de invitaciones y demás materiales gráficos (por ejemplo, un photocall), la propuesta gastronómica que se va a ofrecer, contratación de fotógrafo-vídeo, los detalles que se entregarán a los invitados, el diseño de la estrategia de comunicación en RRSS previa, durante y post evento, etc. Un evento implica muchas cosas para que todo quede perfecto y hay que planificarlo desde el principio con el fin de que no se nos escape ningún detalle.
  • Elección del perfil de invitados: ya sea en caso de prensa, bloggers o influencers, es necesario determinar el listado de invitados en base a su público objetivo y el target al que queremos llegar. Dependerá de nuestro modelo de negocio; por ejemplo, no es lo mismo si somos una marca de belleza, una de moda o de decoración. Atendiendo a ello elaboraremos un listado de personas a las que invitaremos a nuestro evento.
  • Cobertura del evento: la transmisión que haga el propio periodista, blogger o influencer del evento será relevante para la comunicación del mismo. También, como empresa, es importante que te hagas eco del evento en tus propios perfiles sociales, compartiendo las menciones de los asistentes, reposteando las publicaciones del influencer invitado y compartiendo contenido propio de los momentos clave de la jornada. En definitiva, el Social Media es clave en los eventos para divulgar y compartir todo el contenido que se va generando en torno al mismo, y cuando involucras a uno o varios influencers, aún mejor, ya que ayudan a traer visibilidad al evento.
  • Medición y revisión tras el evento: como en todo evento, una vez finalizado, es importante medir resultados: ¿se han cumplido todos los objetivos? De esta forma podrás conocer el impacto que ha tenido y la repercusión. Además, debemos cuidar nuestra relación con los asistentes, mantener el contacto y fortalecer el vínculo, ya que en el futuro puede que volvamos a hacer alguna cosa con ellos.

Cuándo es recomendable organizar un evento con bloggers e influencers

Resulta recomendable organizar un evento con bloggers, influencers y prensa siempre y cuando el motivo del evento sea lo suficientemente novedoso o potente para que pueda resultar interesante para este tipo de invitados (recordemos que les invitan continuamente a este tipo de eventos), y cuando queremos alcanzar una visibilidad y notoriedad más intensa y centrada en el tiempo, ya que las publicaciones tanto en prensa, como blogs y RRSS asociadas al evento proporcionarán una mayor visibilidad a nuestra marca.

Durante los últimos tiempos nos hemos acostumbrado a ver en publicidad o como imagen de marca a distintos influencers con grandes legiones de seguidores en Instagram o en YouTube, y ahora en Tik Tok. Las marcas saben que los usuarios escuchan a sus líderes de opinión y tienen en cuenta sus recomendaciones, por lo que la relación entre empresas e influencers se ha convertido en algo cada vez más frecuente.

 Ventajas de organizar un evento con bloggers e influencers

Algunas de ellas ya las hemos comentado anteriormente, pero pasamos a enumerar las ventajas de organizar un evento con este tipo de invitados a continuación:

  • Expectación sobre el evento: antes de que tenga lugar el evento, los influencers pueden hablar sobre él a sus seguidores, y así crear expectativas sobre el mismo.
  • Cobertura durante el evento: la información al minuto que pueden ofrecer en sus RRSS da una mayor visibilidad sobre el evento. Por ello es importante crear un hashtag o hashtags que puedan incluir en sus publicaciones, y contribuya a que nuestro contenido se convierta en tendencia.
  • Mayor visibilidad y posicionamiento: como comentábamos anteriormente, esta es una buena forma de conseguir una mayor visibilidad de una forma más rápida, por el tipo de invitados del evento que están hablando sobre ello en tiempo real.
  • Aumento del engagement de nuestras RRSS: si los usuarios de los influencers están interesados en nuestra marca o producto es una forma de atraer a público hacia nuestras propias RRSS.
  • Fomento de la confianza: tanto en el caso de influencers, como bloggers y periodistas, tienen una serie de seguidores que confían en ellos y esto puede contribuir a que, por tanto, también confíen en que la marca o producto del que se les está hablando es de calidad. Esta confianza puede derivar en el gran objetivo final que es el incremento de ventas.

Inconvenientes de organizar un evento con bloggers e influencers

De la misma forma que con las ventajas, detallamos a continuación los inconvenientes para tenerlos en cuenta en la ideación de un evento de este tipo:

  • Presupuesto: algunos de los influencers que pueden encajar a la perfección con nuestra marca o tipo de público puede que solo estén dispuestos a venir a nuestro evento si hay una previa contratación. Es algo que debemos tener en cuenta a la hora de establecer el presupuesto.
  • Visibilidad: sí, lo enumeramos como ventaja, pero también como inconveniente si no se gestiona bien. Hay que tener en cuenta que este tipo de amplificación de la visibilidad puede ser positiva pero también negativa si durante el evento ocurren cosas que no benefician a la marca. Por ello es especialmente importante que todo esté planificado hasta el último detalle.

Peligros posibles para tu marca

Como comentábamos en el anterior punto, estar en el ojo del huracán puede ser muy positivo, pero también conlleva riesgos; todo depende del desarrollo de los acontecimientos. La exposición al público en ocasiones puede ser no tan positiva si no se han organizado las cosas bien (lo saben bien los famosos, que están acostumbrados a que su vida se haga pública una y otra vez). Hoy en día, además, con las RRSS todo contenido es susceptible de hacerse viral de una forma más rápida.

No obstante, con una buena planificación del evento, una buena labor de relaciones públicas y profesionalidad, ante todo, nuestro evento es probable que sea todo un éxito y que todos los asistentes se queden con un gran sabor de boca del que querrán repetir.

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