¿Cómo organizar un evento corporativo?

Los eventos corporativos son una de las herramientas de comunicación más efectivas de las empresas, bien sea para darse a conocer a su público objetivo, o para reforzar la imagen de una marca y el espíritu de pertenencia entre sus empleados.

Antes de comenzar a organizar un evento de estas características es muy importante definir algunos puntos clave que van a determinar su éxito: cuál es el objetivo, a qué público va dirigido, qué mensaje quiero transmitir y, sobre todo, con qué presupuesto voy a contar.

Existen diferentes tipologías de eventos corporativos, aunque los más comunes son: eventos ambulantes o Road Shows, encuentros con prensa, foros, congresos, ferias, presentación de producto, entregas de premios, convenciones, workshops, desayunos de trabajo o Team Building, entre otros. En mayor o menor medida, todos ellos forman parte de la estrategia de comunicación corporativa de una compañía y cada uno de ellos debe ser pensado con una motivación única y diferente.

Cómo organizar un evento corporativo en 10 pasos

Para conseguir el éxito de un evento corporativo lo más importante es tener un plan bien organizado que contemple los siguientes 10 puntos:

1. Determinar el tema o la idea central: conceptualizar la idea del evento es uno de los pasos más importantes porque va a determinar el tono que vamos a seguir, así como el resto de elementos que le darán forma: la música, la decoración, la comida… Debe ser una idea original.
2. ¿Qué quiero conseguir con la celebración del evento?: darme a conocer, premiar a mi equipo, networking…  los eventos corporativos pueden estar pensados para público final o para los propios empleados de una empresa, en cualquier caso, se debe definir muy bien cuál es la finalidad, porque de la experiencia de los invitados dependerá el éxito del evento.
3. El presupuesto. El dinero determina la viabilidad del proyecto, por eso, antes de ponerlo en marcha, hay que hacer una estimación de todas las partidas que van a ser necesarias (decoración, invitaciones, producción…) y reservar un fondo para posibles imprevistos que puedan surgir. Es importante reservar los servicios con suficiente tiempo para garantizar la disponibilidad y, en muchas ocasiones, ahorrar costes.
4. Establecer un cronograma de acción en el que queden reflejadas todas las fases para la organización, producción, celebración y evaluación del evento corporativo. Es muy importante marcar los tiempos para poder solventar ágilmente cambios o incidencias que puedan surgir en el último momento.
5. Hacer una buena estrategia de comunicación y redes sociales. Ahora más que nunca, vivimos en un mundo totalmente digital y es inconcebible la organización de un evento sin un plan de Social Media que aumente la visibilidad y atraiga el interés de nuevo público. El plan debe servir para canalizar una comunicación fluida con los asistentes y aumentar la expectación a medida que se acerca la fecha.
6. ¿Quién va a asistir?: cuando se trata de grandes eventos o actos institucionales de empresa, es imprescindible contemplar un protocolo para sentar a los altos cargos de la compañía. Los presidentes, directores y máximos responsables deben ocupar lugares específicos tanto en los actos oficiales como entregas de premios o firmas, como en el momento de las comidas o cenas.
7. La seguridad, lo más importante. Desde hace unos años las leyes se han vuelto más firmes con respecto a la seguridad en los eventos de cualquier índole. Si se trata de un evento de gran afluencia de invitados es imprescindible constatar que el espacio escogido cumple el aforo y la normativa de seguridad y, si se trata de ferias o convenciones, disponer de uno o varios equipos medicalizados (depende del número de invitados).
8. Todos a sus puestos, escaleta del evento. Llegada la hora del evento corporativo, todas las personas implicadas en la organización del mismo deben saber perfectamente dónde estar y qué tienen que hacer en cada momento. Para ello, previamente se tiene que haber desarrollado una escaleta donde estén contempladas todas las especificaciones técnicas y humanas para cada minuto.
9. Desarrollo del evento. Si se han seguido bien todos los pasos anteriores, el evento será un éxito.
10. Evaluación de resultados. Unos días después de la celebración de un evento es imprescindible dedicar algunos recursos a agradecer y comunicar resultados, pero también hay que analizar si se ha conseguido alcanzar el objetivo del mismo. Para ello, se suele preparar un informe con un análisis crítico del conjunto del evento que demuestre cuáles han sido los puntos fuertes, pero también los fallos que se deben mejorar de cara al siguiente.

Checklist para organizar un evento corporativo

1. Tipo de evento: público o privado. Los eventos públicos están abiertos a la sociedad en general, independientemente de quién lo organice, aunque pueden ser abiertos, cuando no es necesaria invitación para asistir; o cerrados, cuando se requiere de una entrada o invitación personalizada. Los eventos privados son aquellos organizados por instituciones, empresas, familias… En el caso de los eventos corporativos, tienen la finalidad de conmemorar o celebrar un acontecimiento relacionado con la empresa.
2. Presupuesto: antes de poner en marcha la organización y producción de un evento es imprescindible conocer cuánto dinero se puede invertir en el mismo para hacer una propuesta acorde a las posibilidades de la empresa.
3. Lista de invitados: es una de las primeras cosas que hay que valorar a la hora de diseñar un evento corporativo porque de ello depende el espacio dónde se vaya a celebrar, cátering, traslados…. Además, si se trata de un evento cerrado, hay que tener en cuenta la emisión de invitaciones personalizadas y, en caso de que se celebre una cena o comida oficial, conocer perfectamente la jerarquía de la ‘cúpula’ de la empresa para aplicar bien el protocolo del sitting.
4. Objetivo: ¿qué finalidad se busca con la celebración de un evento corporativo? Motivación, networking, una presentación de producto… Saber cuál es la intencionalidad de un evento el primer paso a dar y el que determinará a quién va dirigido y cómo de va desarrollar.
5. Tema: una vez claro el objetivo del evento, es necesario contextualizar el proyecto entorno a un tema o idea. Cada día se celebran cientos de eventos, presenciales o digitales, por lo que la creatividad y la originalidad van a ser determinantes para despertar el interés y la sorpresa de los asistentes.
6. Lugar: la selección del espacio apropiado para un evento es un paso crucial para el éxito del mismo y depende de tres factores: el número de asistentes, el presupuesto y, por supuesto, el tema o idea original. 
7. Día, noche o varios días: en función del tipo de evento corporativo será necesaria una duración más breve o más larga. En el caso de una presentación a medios, solo serán necesarias un par de horas; sin embargo, las convenciones, suelen tener una duración de entre 2 y 5 días. Si se trata de un evento formal que requiere etiqueta, es importante saber si se celebra de día o de noche para que los asistentes vistan correctamente.
8. Materiales necesarios para la producción de un evento. Se trata de uno de los pasos más complicados, ya que es necesario valorar todas las partidas de producción desde el inicio para que todo entre en presupuesto. Para poder valorar los materiales que van a ser necesarios, primero hay que tener muy clara la idea y estructura del evento, así como lo que va a suceder en el mismo.
9. Medir presupuestos, y tener claras todas las partidas de producción, proveedores, catering… para no salirse de la cantidad fijada para el evento.
10. Actividades: sin duda, un evento de empresa es una experiencia que debe causar una grata impresión a los invitados, de manera que siempre lo recuerden. Las actividades son la mejor forma de involucrar a los asistentes y hacerles partícipes de la experiencia mientras disfrutan.